Upphaf og lok stjórnarsetu

Upphaf og lok stjórnarsetu

1.     Tilgangur og umfang
Að lýsa ferli við móttöku nýrra stjórnarmanna eftir að stjórn hefur verið skipuð og um lok stjórnarsetu.

2.      Móttaka nýrra stjórnarmanna
2.1     Undirbúningur móttöku
Forstjóri OR upplýsir ritara stjórnar um nýja stjórnarmenn.
Ritari stjórnar undirbýr trúnaðaryfirlýsingu og kynningargögn.

2.2     Móttaka
Á kynningar fundi fyrir nýja stjórnarmenn er undirrita þeir trúnaðaryfirlýsingu undirrituð og fá nánari kynningu  sbr. liður 2.3.
Ritari stjórnar lætur stofna aðgang að stjórnarfundargátt eftir að trúnaðaryfirlýsing hefur verið útbúin og skipuleggur aðgang að gáttinni.

2.3     Kynning
Forstjóri tryggir að stjórnarmenn fái kynningu á starfsemi og stjórnarháttum OR og samstæðunnar. Í því felst m.a. að kynna þeim eftirfarandi:

  • Helstu lög og reglugerðir sem um starfsemina gilda,
  • sameignarsamning fyrirtækisins,
  • eigendastefnu þess,
  • starfsreglur stjórnar OR,
  • starfsáætlun stjórnar OR,
  • starfsemi dótturfélaga,
  • stefnumörkun samstæðu OR,
  • stöðu þeirra sem innherja, sbr. lög nr. 108/2007 og
  • allt annað sem tryggir að stjórnarmenn geti gert sér glögga grein fyrir starfsemi fyrirtækisins og stöðu þess.

Stjórnarmenn skulu eftir atvikum staðfesta með áritun sinni að þeir hafi kynnt sér framangreind skjöl.

2.4     Búnaður
Forstjóri sér um að útvega þann búnað sem samþykkt er að stjórnarmenn fái til umráða vegna starfa sinna.

2.5     Undirbúningur móttöku
Forstjóri OR  tryggir að gengið sé frá skráningu í greiðslukerfi.

3.       Við lok stjórnarsetu
Við lok stjórnarsetu skila stjórnarmenn þeim búnaði sem þeir hafa haft til umráða sbr. liður 4.  Ritari stjórnar sér til þess að aðgangi að stjórnarfundargátt sé lokað.