Starfsreglur starfskjaranefndar

Starfsreglur starfskjaranefndar

1 gr. Skipan og umboð starfskjaranefndar

1.1.        Starfskjaranefnd Orkuveitu Reykjavíkur (OR) er undirnefnd stjórnar fyrirtækisins. Stjórn OR skipar þrjá einstaklinga í nefndina. Á fyrsta fundi nefndar kýs nefndin sér formann.

1.2.       Starfskjaranefnd hefur heimild til að afla faglegrar og óháðrar ráðgjafar sem hún telur nauðsynlega til að sinna hlutverki sínu. Kostnaður við ráðgjöf skal tilkynntur stjórn OR með formlegum hætti og rúmast innan fjárhagsáætlunar sem starfskjaranefndinni er sett af stjórn OR.

1.3.       Starfskjaranefnd getur kallað eftir upplýsingum um kjaramál hjá fyrirtækinu almennt, til dæmis varðandi launakjör tiltekinna hópa eða jafnlaunamál. Til þess getur hún leitað til forstjóra OR með formlegum hætti.

1.4.       Formaður starfskjaranefndar er málsvari nefndarinnar og kemur fram fyrir hennar hönd, s.s. gagnvart stjórn og forstjóra, nema starfskjaranefnd ákveði annað.

2.gr. Skipunartímabil og starfskjör

2.1.        Starfskjaranefnd skal skipuð til eins árs í senn á fyrsta stjórnarfundi eftir aðalfund.

2.2.       Þóknun fyrir setu í undirnefndum stjórnar er ákveðin af stjórn OR.

3.gr. Hæfis- og hæfniskröfur nefndarmanna

3.1          Grundvallarviðmið er að starfsmenn OR geta ekki setið í starfskjaranefnd og að innan starfskjaranefndar sé haldbær þekking á starfskjaramálum.

4. gr. Hlutverk og verkefni starfskjaranefndar

4.1.        Hlutverk starfskjaranefndar OR er að undirbúa ákvarðanir stjórnar OR um starfskjarastefnu og að gera tillögur til stjórnar OR um starfskjör forstjóra og stjórnarmanna sem og innri endurskoðanda OR.  Þá hefur nefndin eftirlitshlutverk með kjara- og mannauðsmálum hjá fyrirtækinu almennt, fyrir hönd stjórnar.

4.2.       Helstu verkefni starfskjaranefndar OR eru:

  1. Að gera drög að starfskjarastefnu félagsins, m.a. í samræmi við eftirfarandi:

i.     Lög um Orkuveitu Reykjavíkur, einkum 4. gr. þar sem hlutverk forstjóra er skilgreint.

ii.     Eigendastefnu Orkuveitu Reykjavíkur, einkum kafla 6.4.3. þar sem fjallað er um kjör stjórnenda.

  1. Að endurskoða starfskjarastefnu OR árlega og gera tillögu um breytingar ef við á.
  2. Að undirbúa og gera árlega tillögu til stjórnar um laun, hlunnindi og önnur starfskjör forstjóra og stjórnarmanna sem og innri endurskoðanda, þ.m.t. viðmið um starfslokagreiðslur.
  3. Að fylgjast með þróun kjara- og mannauðsmála hjá Orkuveitunni, einkum að því er lýtur að jafnlaunamálum.
  4. Að meta áhættu sem starfskjaramál kunna að skapa fyrir OR, í samvinnu við endurskoðunarnefnd.

4.3.       Stjórn OR getur sent nefndinni hvert það mál til nánari skoðunar eða eftirfylgni sem varðar starfskjaramál félagsins. Nefndin getur einnig átt frumkvæði að nánari skoðun eða eftirfylgni í hverjum þeim málum sem hún telur nauðsynlegt að framkvæma.

5. gr. Starfshættir starfskjaranefndar

5.1.        Formaður starfskjaranefndar stýrir fundum nefndarinnar.

5.2.       Í upphafi starfsársins skal starfskjaranefnd skipuleggja fundi og störf sín út starfsárið.  Það felur m.a. í sér að gera starfsáætlun og skipta með sér verkum.

5.3.       Fundir í starfskjaranefnd skulu að lágmarki vera haldnir ársfjórðungslega, en oftar ef þörf krefur.

5.4.       Starfskjaranefndin skal halda fundi með stjórn til þess að ræða sérhver þau mál sem stjórn telur þörf á að ræða. Fundargerðir starfskjaranefndar skulu aðgengilegar stjórn OR á heimasvæði stjórnarinnar.

5.5.       Formanni starfskjaranefndar ber að kalla saman fund ef einhver starfskjaranefndarmaður eða stjórn OR krefst þess.

5.6.       Til fundar í starfskjaranefnd skal boða með minnst þriggja daga fyrirvara. Hægt er að falla frá þeim fresti ef allir nefndarmenn eru samþykkir því. Fundarboð skal að jafnaði vera skriflegt og skal í því greina dagskrá. Öll gögn nefndarinnar skulu aðgengileg á heimasvæði hennar.

5.7.       Starfskjaranefnd er ákvörðunarbær þegar meirihluti sækir fund, enda hafi fundurinn verið réttilega boðaður. Mikilvæga ákvörðun má þó ekki taka án þess að allir nefndarmenn hafi haft tök á því að fjalla um málið. Einfaldur meirihluti atkvæða ræður úrslitum í öllum málum sem koma til kasta starfskjaranefndarinnar.

5.8.       Formaður starfskjaranefndar skal sjá til þess að haldin sé gerðabók um það sem gerist á fundum nefndarinnar og um ákvarðanir sem teknar eru. Í fundargerðarbók skal að minnsta kosti skrá eftirfarandi:

  1. Hvar og hvenær fundurinn er haldinn.
  2. Hverjir sitja fundinn og hver stýrir honum.
  3. Dagskrá fundarins.
  4. Stutta skýrslu um umræður á fundinum og hvaða ákvarðanir hafa verið teknar.
  5. Hvenær og hvar næsti fundur verður haldinn.
  6. Hver hafi ritað fundargerðina.

5.9.       Fundargerð skal undirrituð af þeim er fund sitja og telst hún þá full sönnun þess sem gerst hefur á fundinum.

Starfskjaranefndarmenn sem ekki voru viðstaddir þann fund sem fundargerð tekur til skulu staðfesta að þeir hafi kynnt sér fundargerðina með undirritun sinni. Sé fundargerð ekki frágengin í lok fundar skal hún borin upp til samþykktar í upphafi næsta fundar.

5.10.   Starfskjaranefndarmenn eða aðrir sem sitja fundi hennar eiga rétt á að fá álit sitt bókað í gerðarbókina.

6.gr. Ábyrgð starfskjaranefndar

6.1.        Starfskjaranefndin ber ábyrgð á þeim hlutverkum og verkefnum sem stjórn OR hefur ákveðið en endanleg ábyrgð á störfum nefndarinnar er í höndum stjórnar fyrirtækisins í samræmi við eðli máls.

6.2.       Nefndarmenn skulu leggja sig fram um að viðhalda óhæði sínu að því er varðar greiningu, ákvarðanatöku og aðgerðir við allar aðstæður. Segi nefndarmaður starfi sínu lausu skal hann skýra frá því skriflega til stjórnar eða starfskjaranefndar.

6.3.       Starfskjaraefndarmaður er í störfum sínum einungis bundinn af faglegri dómgreind sinni en ekki fyrirmælum stjórnar, skoðunum stjórnenda eða öðrum þáttum.

6.4.       Á starfskjaranefndarmönnum hvílir þagnarskylda um málefni fyrirtækisins, hagi viðskiptavina þess og önnur atriði sem leynt skulu fara samkvæmt samþykktum fyrirtækisins, lögum eða eðli máls, nema um sé að ræða málefni sem stjórnin ákveður að gera opinber eða slíkt leiðir af ákvæðum laga um Orkuveitu Reykjavíkur eða samþykktum fyrirtækisins. Þagnarskylda helst þótt látið sé af starfi.

Starfskjaranefndarmaður skal varðveita með tryggilegum hætti öll gögn sem hann fær afhent til að gegna starfi sínu.

6.5.       Um ábyrgð, vald og störf starfskjaranefndar fyrirtækisins fer að öðru leyti samkvæmt lögum um Orkuveitu Reykjavíkur, öðrum almennum lögum og samþykktum fyrirtækisins í samræmi við eðli máls.

7.gr. Um setningu og breytingu starfsreglna starfskjaranefndar

7.1.        Starfskjaranefndarmenn skulu, við setningu starfsreglna þessara, undirrita frumrit starfsreglnanna. Frumrit starfsreglna þessara, með áorðnum breytingum ef við á, skal jafnan vera til staðar í fundargerðarbók nefndarinnar.

7.2.       Einungis stjórn fyrirtækisins getur samþykkt endanlega breytingar á starfsreglum þessum. Til breytinga á starfsreglunum þarf samþykki einfalds meirihluta stjórnar. Ef stjórnin samþykkir breytingar á starfsreglunum skulu starfskjaranefndarmenn undirrita frumrit af reglunum svo breyttum. Nýjum starfskjaranefndarmönnum skulu kynntar starfsreglurnar og skulu þeir undirrita frumrit þeirra því til staðfestu.

7.3.       Starfskjaranefnd skal fara yfir og endurmeta árlega hvort reglur nefndarinnar séu fullnægjandi.

7.4.       Telji starfskjaranefnd að breyta þurfi starfsreglunum skal hún senda beiðni um breytinguna til stjórnar. Starfskjaranefndin skal einnig koma með tillögur til stjórnar vegna mála innan verksviðs nefndarinnar sem athygli hennar hefur verið vakin á og nefndin telur að gefi tilefni til umfjöllunar stjórnar.

Þannig samþykkt á stjórnarfundi Orkuveitu Reykjavíkur, hinn 5. apríl  2013.