Gátlisti við ákvarðanatöku

Gátlisti við ákvarðanatöku

1.      Inngangur
Við ákvarðanir sem hafa mikil áhrif á starfsemi Orkuveitu Reykjavíkur er mikilvægt að vanda undirbúning eins og kostur er. Dæmi um það sem kann að þurfa að huga að[1]:
1.1     Núverandi starfsemi og stefnumótun félagsins

  • Samræmist tillagan núvarandi starfsemi og stefnumótun félagsins?
  • Ef ekki:
    • Af hverju er verið að leggja fram þessa tillögu ef hún er ekki þáttur í núverandi starfsemi eða stefnumótun félagsins?
    • Er búið að meta hvaða áhrif / áhættur og tækifæri  það hefur að fara nýjar leiðir?
    • Á stefnumótunin enn við starfsemi félagsins?
    • Er ástæða til að endurmeta stefnumótun félagsins í samræmi við tillöguna?

1.2     Verðmætasköpun

  • Kemur skýrt fram í tillögunni hver fjárhagsleg útkoma eða önnur áhrif eru?
  • Hafa viðeigandi gögn verið lögð fram sem sýna áhrif á rekstur og sjóðsstreymi?
  • Er gert ráð fyrir að uppfæra rekstraráætlun í samræmi við tillöguna?

1.3     Viðskiptavinir

  • Er búið að meta hvaða áhrif ákvörðunin er talin hafa á viðskiptavini?

1.4     Fjárhagsleg atriði

  • Liggur skýrt fyrir hvaða kostnað tillagan hefur í för með sér?
  • Hafa viðeigandi gögn verið lögð fram sem sýna áhrif á rekstur og sjóðsstreymi?
  • Er gert ráð fyrir að uppfæra rekstraráætlun í samræmi við tillöguna?

1.5     Fastafjármunir og starfsfólk

  • Krefst tillagan aukinna fjárfestinga í fastafjármunum?
  • Er nægilegur mannafli og þekking innan félagsins til að framfylgja tillögunni?
  • Hvaða áhrif hefur tillagan á annað, t.d. tölvukerfi og húsnæði?

1.6     Umhverfismál

  • Er tillagan í samræmi við umhverfisstefnu fyrirtækisins?
  • Samræmist tillagan umhverfismælikvörðum?
  • Þarfnast tillagan mats á umhverfisáhrifum?
  • Hefur tillagan verið áhættumetin út frá umhverfissjónarmiðum?
  • Er þörf á viðbragðsáætlun út frá umhverfissjónarmiðum?

1.7     Starfsumhverfið

  • Krefst tillagan opinbers leyfis eða breytinga á gildandi leyfi, t.d. starfsleyfi?
  • Er þörf á vottun vegna tillögunnar?
  • Varðar tillagan samkeppnissjónarmið?
  • Krefst tillagan samþykkis eða tilkynningar til stjórnvalda eða Kauphallar?
  • Varðar tillagan upplýsingar sem bera þarf undir regluvörð?

1.8     Samþykki frá eigendum OR, sbr. eigendastefnu

  • Varðar tillagan óvenjulega eða stefnumarkandi ákvörðun?
  • Eru upphæðir sem um ræðir það háar að krafist er samþykkis frá eigendum OR?
  • Krefst tillagan mats á umhverfisáhrifum?

1.9     Áhættumat

  • Er búið að greina þá áhættu sem tillagan hefur í för með sér?
  • Hafa aðrir möguleikar í stöðunni verið kannaðir?
  • Samræmist tillagan áhættustefnu félagsins?
  • Er ljóst hvort tillagan samræmist lögum, reglugerðum og leiðbeiningum stjórnvalda?
  • Liggur fyrir greining á kostum og göllum við tillöguna?
  • Hvaða afleiðingar hefur það í för með sér að samþykkja ekki tillöguna?

1.10  Ófyrirséðir atburðir

  • Gerir tillagan ráð fyrir ófyrirséðum atburðum?

1.11  Hagsmunaaðilar

  • Hvaða áhrif hefur tillagan á hagsmunaaðila, t.d. hluthafa, starfsfólk, viðskiptavini, birgja, lánardrottna og samfélag?
  • Hvernig verður tillagan kynnt hagsmunaaðilum?
  • Hvernig verður tekið á óánægjuröddum?

1.12  Viðskiptasiðferði

  • Samræmist tillagan gildum félagsins?
  • Hvaða áhrif mun fjölmiðlaumfjöllun um tillöguna hafa á ímynd félagsins og stjórnarmanna persónulega?
  • Er tillagan í samræmi við samfélagslega ábyrgð félagsins?

1.13  Sjálfstæð sérfræðiráðgjöf

  • Er ástæða til að fá álit lögfræðings, annarra sjálfstæðra sérfræðinga, láta fara fram mat eða áreiðanleikakönnun?

1.14  Eftirfylgni og eftirlit

  • Hver mun bera ábyrgð á framkvæmd tillögunnar?
  • Mun stjórn fá reglulega skýrslu um framvindu mála?
  • Hvernig á að fylgjast með og mæla þá verðmætasköpun sem tillagan á að hafa í för með sér?
  • Er þörf á að endurmeta framkvæmdina og þá hvenær?

[1] Stuðst er við rit KMPG Handbók stjórnarmanna. 2. útgáfa.

Rétt er að hafa í huga að ekki eiga allir punktar við í öllum tilvikum.