Fundargerðir

Fundargerðir

1.     Tilgangur og umfang
Að lýsa ritun og frágangi fundargerða stjórnar.

2.     Fundargerðir og fundargerðarbók
Haldin skal gerðabók um það sem gerist á stjórnarfundum og um ákvarðanir stjórnar. Heimilt er að fundargerðarbók sé vistuð rafrænt.
Í fundargerðarbók skal skrá eftirfarandi:

  • Hvar og hvenær fundurinn er haldinn.
  • Númer stjórnarfundar.
  • Hverjir sitja fundinn og hver stýri honum.
  • Dagskrá fundarins.
  • Fundargögn sem voru afhent eða sýnd á fundinum.
  • Fyrirspurnir stjórnarmanna, sem lagðar eru fram á fundinum.
  • Stutta skýrslu um umræður á fundum og hvaða ákvarðanir hafa verið teknar.
  • Hvort og hvenær utanaðkomandi aðilar koma inn á fundi og hvenær þeir fara út af fundinum.
  • Hvenær og hvar næsti stjórnarfundur verður haldinn.
  • Hver hafi ritað fundargerðina.

2.1    Bókanir
Stjórnarmaður eða forstjóri eiga rétt á að koma afstöðu sinni á framfæri með stuttri bókun í gerðarbók. Bókun skal lögð fram áður en fundi er slitið.

2.2     Frágangur fundargerða
Fundargerð skal undirrituð af þeim er fund sitja.  Fundargerðir sem færðar hafa verið inn í fundargerðarbók félagsins teljast full sönnun á því sem gerst hefur á stjórnarfundum.  Stjórnarmenn sem ekki voru viðstaddir þann stjórnarfund sem fundargerð tekur til skulu staðfesta að þeir hafi kynnt sér fundargerðina með undirritun sinni.
Sé fundargerð ekki full frágengin í lok fundar skal hún borin upp til samþykktar í upphafi næsta fundar.
Fundargerðir stjórnar Orkuveitu Reykjavíkur skulu vera opinberar, birtar á vef fyrirtækisins og sendar eigendum innan 5 daga frá undirritun sé því komið við.