Boðun stjórnarfunda

Boðun stjórnarfunda

1.      Tilgangur og umfang
Að lýsa fyrirkomulagi við boðun stjórnarfunda OR.

2.0    Boðun stjórnarfunda
Fundarboð skal vera skriflegt og tilgreina fundarstað, fundartíma og dagskrá fundarins.

2.1     Tíðni stjórnarfunda
Stjórnarfundir skulu að jafnaði haldnir mánaðarlega í samræmi við starfsáætlun stjórnar, eða þegar stjórnarformaður ákveður.  Stjórnarfundir skulu að jafnaði haldnir í húsnæði fyrirtækisins.

2.2     Fyrirvari við fundarboð
Til stjórnarfundar skal boða með minnst þriggja daga fyrirvara með tölvupósti sem stjórnarmaður gefur upp, en að auki má boða til stjórnarfunda með bréfi eða símleiðis. Stjórnarformaður getur þó ákveðið skemmri frest telji hann það óhjákvæmilegt vegna sérstakra aðstæðna. Dagskrá stjórnarfundar og helstu gögn skulu vera aðgengileg stjórnarmönnum með tveggja daga fyrirvara.

Stjórnarformanni ber að kalla saman stjórnarfund ef einhver stjórnarmanna, forstjóri eða endurskoðandi krefst þess.

2.3     Forföll stjórnarmanna
Við forföll aðalmanns á stjórnarfundi skal kallaður til varamaður, sem tilnefndur er af viðkomandi eiganda. Í tilviki Reykjavíkurborgar skal aðalmaður tilnefna þann varamann sem koma skal í hans stað.

2.4     Undirbúningur dagskrármála
Forstjóri ber ábyrgð á undirbúningi stjórnarfunda. Stjórnarmenn, forstjóri og aðrir sem starfa í umboði stjórnar hafa heimild til að leggja fram dagskrármál á stjórnarfundum.

2.5     Ákvarðanir milli stjórnarfunda
Nú telur formaður ekki stætt á því vegna sérstakra aðstæðna að bíða þess að haldinn verði stjórnarfundur og getur hann þá tekið ákvörðun um símafund stjórnar eða að málefnið verði kynnt stjórnarmönnum rafrænt og haldin verði rafræn atkvæðagreiðsla meðal stjórnarmanna, t.d. með tölvupósti. Ákvarðanir sem þannig eru teknar skulu lagðar fyrir næsta stjórnarfund til staðfestingar.

2.6     Ákvörðun um næsta stjórnarfund
Í lok hvers stjórnarfundar skal að jafnaði tekin ákvörðun um hvenær næsti stjórnarfundur skuli haldinn.