Fundargerð stjórnar #268 (fundargögn)

STJÓRN ORKUVEITU REYKJAVÍKUR

Ár 2018, mánudaginn 26. nóvember kl. 13:15 var haldinn 268. fundur í stjórn Orkuveitu Reykjavíkur. Fundurinn var haldinn að Bæjarhálsi 1.

 

Fundarmenn: Brynhildur Davíðsdóttir, Gylfi Magnússon, Sigríður Rut Júlíusdóttir, Kjartan Magnússon, Hildur Björnsdóttir, Guðjón Viðar Guðjónsson og Halldóra Lóa Þorvaldsdóttir

 

Einnig Helga Jónsdóttir, forstjóri og Hallur Símonarson innri endurskoðandi.

 

Fundarritari var Elín Smáradóttir.

 

Þetta gerðist:

 

 

  1. Fundargerðir SF 266 og SF 267 lagðar fram, samþykktar og undirritaðar.

 

  1. Staðfest var heimild til boðunar eigendafundar 30. nóvember 2018, sem samþykkt var með tölvupósti milli stjórnarfunda.

 

  1. Ingvar Stefánsson, framkvæmdastjóri fjármála mætti til fundarins, lagði fram, kynnti og svaraði spurningum um 9 mánaða uppgjör samstæðu Orkuveitu Reykjavíkur. Umsögn endurskoðunarnefndar um uppgjörið lagt fram og kynnt. Sunna Jóhannsdóttir, Lárus Finnbogason og Einar S. Hálfdánarson, nefndarfólk endurskoðunarnefndar Reykjavíkurborgar mættu til fundarins og kynntu umsögnina.

 

Uppgjörið borið upp samþykkt samhljóða.

 

  1. Lárus Finnbogason, formaður endurskoðunarnefndar kynnti nýskipaða endurskoðunarnefnd Reykjavíkurborgar, skipan nefndarinnar, hlutverk og verkefni. Nefndarfólk endurskoðunarnefndar yfirgaf fundinn kl. 14.

 

  1. Ingvar Stefánsson kynnti breyttar forsendur fjárhagsspár, sem borist hafa frá Reykjavíkurborg og þau áhrif sem breyttar forsendur hafa á spána. Einnig rekstraryfirlit janúar til október 2018. Þá var kynnt staða fjármögnunar.  Áhættuskýrsla lögð fram.

 

Fjármálastjóri lagði fram og kynnti svohljóðandi tillögu um fjármögnun. Tillögunni fylgir greinargerð:

Stjórn Orkuveitu Reykjavíkur (OR) veitir forstjóra eða framkvæmdastjóra fjármála heimild til fjármögnunar í formi skuldabréfaútgáfu, víxlaútgáfu eða bankaláns fyrir allt að 14,9 milljarða króna á árinu 2019 samkvæmt fjárhagsspá.

Framangreindar heimildir ná einnig til undirritunar allra skjala sem heimildir ná yfir.

 

Tillagan borin upp og samþykkt með atkvæðum Brynhildar Davíðsdóttur, Gylfa Magnússonar, Sigríðar Rutar Júlíusdóttur og Guðjóns Viðars Guðjónssonar. Hildur Björnsdóttir og Kjartan Magnússon sitja hjá.

 

  1. Ásgeir Westergren, forstöðumaður áhættustýringar, Brynja Kolbrún Pétursdóttir, forstöðumaður fjárstýringar og greiningar og Kenneth Breiðfjörð, forstöðumaður innkaupa og rekstrarþjónustu mættu til fundarins kl. 14:15 og gerðu ásamt fjármálastjóra grein fyrir framlögðum svörum við fyrirspurnum um lántökur, arðgreiðslur og Bæjarháls 1. Ingvar, Ásgeir, Brynja og Kenneth yfirgáfu fundinn kl. 14:50.

 

Kjartan Magnússon og Hildur Björnsdóttir óska bókað vegna fyrirspurnar um lántökur og arðgreiðslur:

 

Hér var ekki hugað að bestu hagsmunum Orkuveitu Reykjavíkur, sem var skuldsett fyrir arðgreiðslum sem ekki reyndust skilyrði fyrir, og situr nú uppi með vaxtakostnaðinn. Í aðdraganda lántöku hjá Íslandsbanka, dags. 30. desember 2016, var framkvæmd útkomuspá sem sýndi að lántakan myndi hækka veltufjárhlutfall úr 0,9 í 1,0. Var þannig lántökunni ætlað að uppfylla arðgreiðsluskilyrði eigendastefnu, en þar eru arðgreiðslum til eigenda sett þau skilyrði að veltufjárhlutfall sé 1,0. Við gerð ársreiknings leiddu þó óvæntar breytur til þess að veltufjárhlutfall endaði í 0,8 við uppgjör ársins 2016. Samt sem áður var greiddur út arður vegna rekstrarársins 2016, að fjárhæð 750 milljónir króna, til eigenda.

 

Við blasir að téð lán hjá Íslandsbanka var gagngert tekið til að uppfylla arðgreiðsluskilyrði. Lántakan kostar Orkuveitu Reykjavíkur tæplega 1,5 milljarða króna í vaxtagjöld á 10 ára tímabili. Orkuveitan er því látin sitja uppi með gríðarlegan vaxtakostnað til þess eins að greiða eigendum arð. Það er ámælisvert að Orkuveitan sé skuldsett gagngert í þessum tilgangi.

 

  1. Forstjóri lagði fram og kynnti skilagrein og tillögur í kjölfar úttektar Innri endurskoðunar á vinnustaðamenningu og mannauðsmálum hjá Orkuveitu Reykjavíkur, nóvember 2018. Umræður.

 

Sameiginleg bókun stjórnar:

Sú úttekt sem nú hefur farið fram á vinnustaðarmenningu og starfsmannamálum innan samstæðu Orkuveitu Reykjavíkur bendir á ýmsar leiðir til að gera vinnustaðinn enn betri. Þótt úttektin staðfesti að innan Orkuveitunnar ríki góður starfsandi tekur stjórn OR þær ábendingar sem koma fram í úttektinni alvarlega og mun tryggja að við þeim verður brugðist með viðeigandi hætti.

 

Stjórn Orkuveitu Reykjavíkur þakkar innri endurskoðanda og þeim sérfræðingum sem hann kallaði til starfa fyrir úttektina og Helgu Jónsdóttur, forstjóra, fyrir þær úrbætur sem ýmist hafa þegar verið gerðar eða komnar eru í farveg.

 

Stjórn Orkuveitu Reykjavíkur vill sérstaklega þakka starfsfólki fyrir góða þátttöku í greiningu á starfsanda innan samstæðunnar og þeirra mikilvæga þátt í að móta þær úrbætur sem fyrirhugaðar eru.

 

Lögð fram eftirfarandi tillaga:

Stjórn hvetur eigendur til að taka til greina tillögur innri endurskoðanda sem snúa að stjórnarháttum.  Jafnframt hvetur stjórn til þess að grein 7.3 í sameignarsamningi verði breytt með eftirfarandi hætti:

7. gr.

[…]

7.3 Áður en forstjóri skipar dótturfélagi stjórn skal hann kynna tillögu að skipan stjórnar fyrir stjórn Orkuveitu Reykjavíkur. Með sama hætti skal forstjóri Orkuveitu Reykjavíkur gera tillögu til stjórnar Orkuveitu Reykjavíkur um fulltrúa fyrirtækisins í stjórnum hlutdeildarfélaga. Stjórnarmenn og forstjóri Orkuveitu Reykjavíkur skulu ekki sitja í stjórn dótturfélags eða hlutdeildarfélags en hafa málfrelsi á aðalfundum dótturfélaga.

Í samþykktum dótturfélaga skal kveðið á um kröfur varðandi hæfi og samsetningu einstakra stjórna.

Samþykkt samhljóða.

 

  1. Hallur Símonarson, innri endurskoðandi, lagði fram erindi til stjórnar, dags. 26. nóvember 2018, varðandi vinnustaðamenningu og mannauðsmál hjá OR. Erindið er trúnaðarmál. Afgreiðslu erindisins frestað.

 

  1. Guðrún Erla Jónsdóttir, stefnustjóri lagði fram og kynnti drög að skýrslu um framfylgd eigendastefnu. Samþykkt að leggja skýrsluna fyrir eigendafund þann 30. nóvember nk.

 

  1. Lagður fram samningur milli Orkuveitunnar og Stangaveiðifélags Reykjavíkur ásamt svohljóðandi tillögu, dags. 26.11.2018. Tillögunni fylgir greinargerð:

Stjórn OR heimilar forstjóra að undirrita meðfylgjandi samning við SVFR um þjónustu við veiði í Elliðaám og vísa honum til Reykjavíkurborgar til samþykkis, samanber samning milli OR og Reykjavíkurborgar frá 27.12.2001 um Elliðaárnar. Tillögunni fylgir greinargerð.

Afgreiðslu frestað.

 

  1. Lagt fram svar, dags. 23. 11. 2018, við fyrirspurn Guðjóns Viðars Guðjónssonar af SF 266 varðandi setu starfsmanna í stjórnum dótturfélaga OR.

 

  1. Lagt fram minnisblað, dags. 26. 11.2018 um áminningar til starfsmanna á árunum 2014-2018.

 

  1. Lagt fram minnisblað, dags. 22. 11. 2018, um stöðu umhverfismælikvarða.

 

  1. Lagt fram minnisblað, dags. 20. 11. 2018, með svörum við fyrirspurn af SF 265 um flugferðir starfsmanna.

 

  1. Forstjóri lagði fram og kynnti minnisblað sitt til stjórnar um starfsemina á milli stjórnarfunda, dags. 26. nóvember 2018. Umræður.

 

  1. Önnur mál

 

 

 

 
Fleira gerðist ekki. Fundi slitið kl. 17:00.
Næsti fundur er fyrirhugaður 17. desember 2018.

 

Brynhildur Davíðsdóttir,

Guðjón Viðar Guðjónsson, Gylfi Magnússon, Hildur Björnsdóttir,

Kjartan Magnússon, Sigríður Rut Júlíusdóttir, Halldóra Lóa Þorvaldsdóttir.

Fundargerð: