Fundargerð stjórnar #242 (fundargögn)

STJÓRN ORKUVEITU REYKJAVÍKUR

Ár 2017, mánudaginn 20. mars kl. 13:15 var haldinn 242. fundur í stjórn Orkuveitu Reykjavíkur.  Fundurinn var haldinn að Bæjarhálsi 1.

 

Í fundinum tóku þátt: Brynhildur Davíðsdóttir, Gylfi Magnússon, Áslaug Friðriksdóttir, Kjartan Magnússon, Sigríður Rut Júlíusdóttir, Valdís Eyjólfsdóttir og Björn Bjarki Þorsteinsson.

 

Einnig tóku þátt Bjarni Bjarnason, forstjóri og Guðmundur I. Bergþórsson innri endurskoðandi.

 

Fundarritari var Elín Smáradóttir

 

Þetta gerðist:

 

  1. Fundargerð SF 240 og SF 241 staðfestar og undirritaðar.

 

  1. Ingvar Stefánsson, framkvæmdastjóri fjármála mætti til fundarins og gerði grein fyrir stöðu fjármögnunar OR. Einnig lögð fram fjármálaskýrsla 2016.

 

Lögð fram svohljóðandi tillaga. Tillögunni fylgir greinargerð:

Stjórn Orkuveitu Reykjavíkur (OR) samþykkir að skoða arðgreiðslugetu fyrirtækisins til eigenda.

Endanleg ákvörðun um tillögu til greiðslu arðs yrði tekin þegar ítarleg vinna hefur átt sér stað með því að uppfæra fjárhagsspá og gera álagspróf.

Tillagan samþykkt samhljóða.

 

  1. Bryndís María Leifsdóttir, forstöðumaður reikningshalds og María Ósk Birgisdóttir, sérfræðingur í fjárstýringu og greiningum mættu til fundarins. Ásreikningar OR-Eigna ohf. og móðurfélagsins, Orkuveitu Reykjavíkur lagðir fram og kynntir. Umræður.  Reikningarnir bornir upp, samþykktir samhljóða og undirritaðir.

 

  1. Lagt fram árangursmat stjórnar á eigin störfum.

 

  1. Laðar fram svohljóðandi tillögur til aðalfundar.

 

  • Stjórn Orkuveitu Reykjavíkur samþykkir að veita stjórnarformanni umboð til boðunar aðalfundar Orkuveitu Reykjavíkur 2017 í samræmi við sameignarsamning og að höfðu samráði við eigendur.

Samþykkt.

  • Stjórn Orkuveitu Reykjavíkur samþykkir að leggja til við aðalfund að KPMG hf. endurskoðunarfyrirtæki verði kosið endurskoðunarfélag Orkuveitu Reykjavíkur árið 2017 en jafnframt að efnt verði til útboðs á endurskoðunarþjónustu vegna ársins 2018.

 

Samþykkt.

 

  • Starfskjaranefnd Orkuveitu Reykjavíkur leggur til við stjórn Orkuveitu Reykjavíkur að eftirfarandi tillaga verði samþykkt:

Stjórn Orkuveitu Reykjavíkur leggur til við aðalfund að stjórnarlaun ársins 2016 verði kr. 159.865 á mánuði fyrir aðalmann og tvöföld sú fjárhæð fyrir formann. Greiðslur til varamanna verði kr. 44.762 á fund.

Jafnframt verði heimilt að greiða upp í laun ársins 2017 kr. 159.865 á mánuði fyrir aðalmann og tvöföld sú fjárhæð fyrir formann. Greiðslur til varamanna verði kr. 44.762 á fund.

Samþykkt með atkvæðum Brynhildar Davíðsdóttur, Gylfa Magnússonar, Sigríðar Rutar Júlíusdóttur og Valdísar Eyjólfsdóttur. Áslaug María Friðriksdóttir og Kjartan Magnússon sátu hjá.

  • Starfskjaranefnd Orkuveitu Reykjavíkur leggur til við stjórn Orkuveitu Reykjavíkur að eftirfarandi tillaga verði samþykkt:

Stjórn Orkuveitu Reykjavíkur leggur til við aðalfund að laun til nefndarmanna í starfskjaranefnd verði fyrir árið 2016 kr. 44.762,- á fund, og tvöföld sú fjárhæð fyrir formann. 

Jafnfram samþykkt að heimilt verði að greiða fyrirfram vegna ársins 2017 kr. 44.762 á fund, og tvöföld sú fjárhæð fyrir formann.

 

Samþykkt.

 

  1. Sólrún Kristjánsdóttir, starfsmannastjóri, mætti til fundarins og lagði starfsmannastefnu fram til rýni. Stefnan rýnd og samþykkt samhljóða.

 

  1. Sólrún Kristjánsdóttir lagði siðareglur fram til rýni og kynnti breytingartillögur. Endurskoðaðar siðareglur samþykktar samhljóða.

 

  1. Stefna um samfélagsábyrgð lögð fram til rýni. Stefnan rýnd og samþykkt óbreytt.

 

  1. Hólmfríður Sigurðardóttir, umhverfisstjóri mætti til fundarins, lagði fram og kynnti minnisblað um stöðu umhverfismælikvarða, dags. 16. mars 2017. Umræður.

 

Stjórn óskar bókað:

 

„Mikil vinna hefur verið lögð í að draga úr umhverfisáhrifum Hellisheiðarvirkjunar undanfarin ár og nú eru um 60% af brennisteinsvetni virkjunarinnar hreinsuð.  Stjórn Orkuveitu Reykjavíkur fagnar því að verið sé að greina ýtarlega möguleika á frekari hreinsun brennisteinsvetnis, og leggur áherslu á að skoðaðir verði kostir og gallar þess að hreinsa allt brennisteinsvetni frá Hellisheiði og Nesjavöllum. Mikilvægt er að hagkvæm lausn verði fundin á vandanum og að ráðist verði í aðgerðir eins fljótt og auðið er til að fyrirtækið enn frekar uppfylli sínar samfélagslegu skyldur með því að draga úr loftmengun eins og kostur er".

 

Lögð fram að nýju eftirfarandi tillaga borgarfulltrúa Sjálfstæðisflokksins sem flutt var á stjórnarfundi OR 26. júní 2014:

 

,,Útstreymi brennisteinsvetnis frá virkjunum Orkuveitu Reykjavíkur á Hengilssvæðinu er stærsta umhverfismálið, sem fyrirtækið glímir nú við í rekstri sínum. Í því skyni að bæta vöktun á styrk brennisteinsvetnis í andrúmslofti samþykkir stjórn Orkuveitunnar að setja upp tvær síritandi loftgæðamælistöðvar til viðbótar þeim, sem nú þegar eru staðsettar við Norðlingaholt og á Grensásvegi. Önnur verði staðsett við austurenda byggðar í Breiðholti og hin við austurenda byggðar í Grafarholti-Úlfarsárdal. Birta skal á rauntímagrundvelli loftgæða-upplýsingar á aðgengilegan og skiljanlegan hátt og tryggja þannig að almenningur sé ætíð upplýstur um loftgæði á áhrifasvæði Hellisheiðarvirkjunar, hvort sem um er að ræða almennar upplýsingar fyrir íbúa, viðkvæma hópa eða þá, sem stunda útivist á svæðinu.“

 

  1. Ólafur B. Kristinsson, formaður endurskoðunarnefndar Reykjavíkurborgar, mætti til fundarins og kynnti skýrslu endurskoðunarnefndar Reykjavíkur, til stjórnar Orkuveitu Reykjavíkur 2017. Starfsreglur endurskoðunarnefndar Reykjavíkurborgar, uppfærðar 22. nóvember 2016 lagðar fram. Umræður.

 

  1. Guðmundur I. Bergþórsson, innri endurskoðandi mætti á fundinn, lagði fram og kynnti eftirtalin gögn:

 

  • Ársskýrslu og endurskoðunarbréf 1.1.2016-28.2.2017
  • Áætlun 2017-2018 (tillaga til kynningar).
  • Innra gæðamat – niðurstöður og áætlun um úrbætur 2016.
  • Lögð fram svohljóðandi tillaga um breytingar á erindisbréfi innri endurskoðanda. Tillögunni fylgir greinargerð:

 

Kafli 3: Lögð er til eftirfarandi breyting:

Starfsmenn innri endurskoðunar Orkuveitu Reykjavikur sef. hafa fullan, frjálsan og ótakmarkaðan aðgang að öllum gögnum, eignum og starfsfólki fyrirtækisins og dótturfyrirtækjum þess til að ná markmiðum sem starfseminni eru sett. Það felur í sér aðgang frá einum tíma til annars að öllum svæðum í bókhalds-, stjórnunar- og skjalakerfum fyrirtækisins sem stjórnendur með ýtrasta aðgang hafa, nema að persónuverndarsjónarmið hamli því.

Frestað.

  • Lagðar fram svohljóðandi tillögur að uppfærslu á árangurmælikvörðum:

 

Hlutfall tíma af heildartíma sem varið er í staðfestingarverkefni skal taka mið af samþykktri endurskoðunaráætlun á hverjum tíma með 7,5% bili í hvora átt sem er gult.

Samþykkt.

 

Tími á hvern eftirlitsþátt: Grænt ef það tekst að vinna endurskoðunarverkefni á minna en 5,5 klst./eftirlitsþátt, gult ef  endurskoðunarverkefni er unnið á 5,5-6,5 klst./eftirlitsþátt og rautt ef endurskoðunarverkefni er unnið á meira en 6,5 klst.

Samþykkt.

 

  • Minnisblað um starfsemi innri endurskoðunar, dags. 13. mars 2017.

 

Stjórnarformaður lagði fram svohljóðandi tillögu:

 

Stjórn Orkuveitu Reykjavíkur sef. samþykkir að ráðast í verkefnið Styrking eftirlitsumhverfis í samstæðu Orkuveitu Reykjavíkur meðal stjórnarmanna, stjórnenda og innri endurskoðanda i samstæðunni.

Samþykkt samhljóða.

 

  1. Lögð fram svohljóðandi tillaga um Elliðaárdal:

 

Stjórn OR samþykkir að hefja undirbúning að samkeppni um tilhögun sögu- og tæknisýningar sem nýti mannvirki OR í Elliðaárdal, sbr. samþykkt borgarstjórnar Reykjavíkur 4. október 2016.

Samþykkt samhljóða.

  1. Bjarni Már Júlíusson, framkvæmdastjóri ON, kom á fundinn og gerði grein fyrir því sem er efst á baugi hjá ON.

 

  1. Forstjóri lagði fram og kynnti skýrslu sína, dags. 18. mars 2017, um starfsemi á milli stjórnarfunda.  
  2. Önnur mál.
  • Stjórn leggur fram svohljóðandi tillögu:

 

„Stjórn Orkuveitu Reykjavíkur beinir því til Reykjavíkurborgar og annarra sveitarfélaga á þjónustusvæði hennar á sviði raforkudreifingar að hefja virkt samráðsferli um hvernig standa eigi að því að innleiða rafvæðingu bílaflotans. Nauðsynlegt er að fara að skoða hvernig innleiðingin muni eiga sér stað og hver verkaskiptingin verður milli skipulagsyfirvalda og orkufyrirtækja."

Samþykkt samhljóða.

  • Lagt fram afsvar Norðuráls við beiðni OR um afhendingu gerðardóms Norðuráls og HS Orku.

 

Fleira gerðist ekki. Fundi slitið kl. 17:00.

 

Brynhildur Davíðsdóttir,

Áslaug Friðriksdóttir, Gylfi Magnússon, Kjartan Magnússon,

Sigríður Rut Júlíusdóttir, Valdís Eyjólfsdóttir, Björn Bjarki Þorsteinsson.