Fundargerð stjórnar #226 (fundargögn)

STJÓRN ORKUVEITU REYKJAVÍKUR

Ár 2016, mánudaginn 25. janúar kl. 13:15 var haldinn 226. fundur í stjórn Orkuveitu Reykjavíkur.  Fundurinn var haldinn að Bæjarhálsi 1.

 

Fundinn sátu:  Haraldur Flosi Tryggvason, Gylfi Magnússon, Kjartan Magnússon, Áslaug M. Friðriksdóttir, Margrét S. Björnsdóttir,Valdís Eyjólfsdóttir og Björn Bjarki Þorsteinsson.

 

Einnig sat fundinn Bjarni Bjarnason, forstjóri.  

 

Fundarritari var Elín Smáradóttir.

 

Þetta gerðist:

 

  1. Fundargerð SF 225 staðfest og undirrituð.

 

  1. Ingvar Stefánsson, framkvæmdastjóri fjármála, kynnti stöðu fjármála. Einnig lögð fram áhættuskýrsla og rekstraryfirlit samstæðu OR janúar-nóvember 2015.

 

Lögð fram svohljóðandi tillaga varðandi áður samþykkta skuldabréfaútgáfu:

 

Með vísun til samþykktar á 215. stjórnarfundi þann 27. apríl 2015 samþykkir stjórn Orkuveitu Reykjavíkur að heimild til skuldabréfaútgáfu fyrir fjórum og hálfum milljarði króna feli einnig í sér heimild til handa forstjóra og/eða fjármálastjóra til að undirrita öll skjöl og gögn sem nauðsynleg eru vegna útgáfunnar.

Samþykkt samhljóða.

 

  1. Kjarasamningur OR við Verkfræðingafélag Íslands og Tæknifræðingafélag Íslands, dags. 21. desember 2015 lagður fram og samþykktur samhljóða.

 

  1. Forstjóri vék af fundi. Lögð fram svohljóðandi tillaga starfskjaranefndar um kjör forstjóra:

 

Stjórnarformaður OR fær umboð til að endurskoða og endursemja um laun forstjóra OR innan ramma tillagna starfskjaranefndar OR.

  1.  

 

Einnig lögð fram svohljóðandi tillaga starfskjaranefndar um endurskoðun launa innri endurskoðanda:

 

Stjórnarformaður OR fær umboð til að endurskoða og endursemja um laun innri endurskoðanda OR innan ramma tillagna starfskjaranefndar OR.

Samþykkt samhljóða.

 

Guðmundur I. Bergþórsson, innri endurskoðandi mætti til fundarins kl. 14:30.

 

  1. Lögð fram svohljóðandi tillaga að breytingu á erindisbréfi innri endurskoðanda, dags. 25. janúar 2016:

 

Stjórn Orkuveitu Reykjavíkur samþykkir meðfylgjandi drög að endurskoðuðu erindisbréfi fyrir innri endurskoðun fyrirtækisins.

Samþykkt samhljóða.

 

  1. Lögð fram svohljóðandi tillaga varðandi stefnu fyrir innri endurskoðun:

 

Stjórn Orkuveitu Reykjavíkur samþykkir meðfylgjandi stefnu og mælikvarða fyrir innri endurskoðun fyrirtækisins.

Samþykkt samhljóða.

 

  1. Lagt fram minnisblað innri endurskoðanda, dags. 25. janúar 2016, um innra eftirlit í innkaupaferlinu. Umræður. Vísað til forstjóra.

 

  1. Lagt fram yfirlit um starfsemi innri endurskoðunar, dags. 25. janúar 2016.

 

  1. Starfsáætlun stjórnar fyrir árið 2016 lögð fram og samþykkt með fyrirvara um dagsetningu funda í mars og desember.

 

Haraldur Flosi Tryggvason og Valdís Eyjólfsdóttir véku af fundi kl 15:00.

 

  1. Lögð fram svohljóðandi tillaga um sölu á hlut Orkuveitu Reykjavíkur í Prókatín. Tillögunni fylgir greinargerð:

 

Stjórn Orkuveitu Reykjavíkur samþykkir að selja 24,69% hlut fyrirtækisins í Prókatín ehf. fyrir kr. 288.000 kr.

Samþykkt.

 

  1. Sólrún Kristjánsdóttir, starfsmannastjóri mætti til fundarins og kynnti niðurstöðu vinnustaðagreiningar 2015. Umræður.

 

  1. Lagðar fram tillögu að breytingum á starfsreglum stjórnar. Frestað.

 

  1. Hólmfríður Sigurðardóttir, umhverfisstjóri lagði fram og kynnti drög að umhverfisskýrslu Orkuveitu Reykjavíkur fyrir árið 2015. Einnig lagt fram minnisblað umhverfisstjóra, dags. 21. janúar 2015, „Umhverfismál. Staða þriggja árangursmælikvarða sem falla undir árangursvogina „Umhverfi og samfélag““.

 

Guðrún Erla Jónsdóttir mætti til fundarins og gerði grein fyrir tillögum að breytingum á stefnuskjölum.

 

  1. Lögð fram svohljóðandi tillaga að endurskoðaðri jafnréttisstefnu:

 

Jafnréttisstefna Orkuveitu Reykjavíkur byggir á gildum og heildarstefnu Orkuveitu Reykjavíkur og er sett fram til samræmis við eigendastefnu fyrirtækisins.

Orkuveita Reykjavíkur leggur mannréttindaákvæði stjórnarskrárinnar til grundvallar jafnréttisstefnu sinni.

Jafnréttisstefna Orkuveitu Reykjavíkur miðar að því að meta einstaklinga að eigin verðleikum og að þeir fái notið jafns réttar án tillits til kynferðis, aldurs, kynhneigðar, trúarbragða, skoðana, þjóðernis, kynþáttar, litarháttar, efnahags, ætternis og stöðu að öðru leyti.

Samþykkt samhljóða.

 

  1. Lögð fram svohljóðandi tillaga að stefnu um samfélagsábyrgð:

 

Stefna Orkuveitu Reykjavíkur um samfélagsábyrgð byggir á gildum og heildarstefnu Orkuveitu Reykjavíkur og er sett fram til samræmis við leiðarljós í eigendastefnu fyrirtækisins.

Það er stefna Orkuveitu Reykjavíkur að vera til fyrirmyndar á sviði samfélagsábyrgðar og stöðugt verði unnið að bættum árangri.

            Samþykkt samhljóða.

 

  1. Lögð fram tillaga að breytingu á heildarstefnu Orkuveitu Reykjavíkur.

Samþykkt samhljóða. Kjartan Magnússon og Áslaug M. Friðriksdóttir óska bókað:

 

Fulltrúar Sjálfstæðisflokksins samþykkja fyrirliggjandi breytingartillögur en árétta að þeir telja rekstur gagnaveitu ekki vera hluta af kjarnastarfsemi Orkuveitunnar.

 

  1. Stefnubókhald. Frestað.

 

  1. Lagt fram minnisblað forstjóra um starfsemina milli stjórnarfunda. Umræður.

 

  1. Önnur mál.
  • Lagt fram minnisblað Íris Þórarinsdóttir, tæknistjóra fráveitu, dags. 20. janúar 2016 um ástand og endurnýjun fráveitukerfisins, sbr. fyrirspurn Kjartans Magnússonar og Áslaugar M. Friðriksdóttur á SF 225.

 

  • Kjartan Magnússon og Áslaug M. Friðriksdóttir leggja fram eftirfarandi bókun:

 

Óhjákvæmilegt er að gera alvarlegar athugasemdir við svar Orkuveitunnar vegna umfjöllunar fjölmiðla um ferð yfirstjórnar Orkuveitunnar til Danmerkur 27. – 29. september 2015. Eins og kunnugt er var áformað að stjórnir OR og dótturfélaga færu í ferðina ásamt helstu stjórnendum þessara félaga. Þremur dögum fyrir brottför var hins vegar ákveðið að gera þær breytingar á fyrirkomulagi ferðarinnar að í hana færu einungis stjórnarmenn móðurfélags ásamt helstu stjórnendum þess og ráðgjöfum. Úr varð að fyrirtækið þurfti að greiða tæplega 1,7 milljónir króna fyrir fimmtán manna hóp sem fór ekki í umrædda ferð auk ferðakostnaðar þeirra sem fóru, sem nam um 1,9 milljónum króna. Í Fréttablaðinu, 5. janúar 2016, kemur fram að vegna skyndilegra forfalla stjórnarmanna í ferð yfirstjórnar Orkuveitunnar til Danmerkur hafi verið fækkað mjög í hópi þeirra sem fyrirhugað var að senda í ferðina. Ljóst er að helsta heimild við ritun fréttarinnar er svar upplýsingafulltrúa OR við fyrirspurn Fréttablaðsins vegna ferðarinnar. Af lestri fréttarinnar má ráða að stjórnarmenn, sem hættu skyndilega við að fara í umrædda ferð, beri ábyrgð á að ferðalöngum var á síðustu stundu fækkað með verulegum kostnaði fyrir fyrirtækið. Í þessu sambandi er rétt að taka fram að umrædd ferð kom til tals á stjórnarfundi Orkuveitunnar 24. ágúst, rúmum mánuði fyrir umrædda ferð. Þá þegar lýstum við efasemdum um nauðsyn þess að halda umræddan fund erlendis. Nokkrum dögum síðar, þegar fyrir lá að meirihluti stjórnar hygðist engu að síður fara í umrædda ferð, afþökkuðum við þátttöku í henni, fyrst munnlega og síðan skriflega í tölvupósti, 1. september. Málflutningur Orkuveitunnar um að forföll ákveðinna stjórnarmanna hafi verið skyndileg og þannig valdið kostnaði eiga því ekki við rök að styðjast. Óskað er eftir því að stjórnarmenn fái sent afrit af svari til fjölmiðla vegna málsins. Jafnframt er óskað eftir því að í framtíðinni verði stjórnarmenn upplýstir um slíkar bréfsendingar fyrirtækisins til fjölmiðla um málefni stjórnar jafnóðum og þau eiga sér stað.

 

 
Fleira gerðist ekki. Fundi slitið kl. 17:30.

 

Haraldur Flosi Tryggvason,

Áslaug M. Friðriksdóttir, Björn Bjarki Þorsteinsson,

Gylfi Magnússon, Kjartan Magnússon, Margrét S. Björnsdóttir, Valdís Eyjólfsdóttir.