Fundargerð stjórnar #213

STJÓRN ORKUVEITU REYKJAVÍKUR

Ár 2015, mánudaginn 23. febrúar kl. 13:15 var haldinn 213. fundur í stjórn Orkuveitu Reykjavíkur.  Fundurinn var haldinn að Bæjarhálsi 1.

 

Fundinn sátu:  Haraldur Flosi Tryggvason, Gylfi Magnússon, Áslaug Friðriksdóttir, Valdís Eyjólfsdóttir, Brynhildur Davíðsdóttir, Björn Bjarki Þorsteinsson, Marta Guðjónsdóttir (að hluta) og Kjartan Magnússon (að hluta).

 

Einnig sátu fundinn Bjarni Bjarnason, forstjóri og Guðmundur I. Bergþórsson, innri endurskoðandi.

 

Fundarritari var Elín Smáradóttir.

 

Þetta gerðist:

 

1.      Fundargerð SF 212 staðfest og undirrituð.

 

2.      Stjórnarformaður gerði grein fyrir frammistöðumati og samningum um starfskjör forstjóra, sbr. samþykkt á SF 212 og lagði fram svohljóðandi tillögu:

 

Stjórn Orkuveitu Reykjavíkur samþykkir að keypt verði bifreið af gerðinni Mitsubishi Outlander PEHV til afnota fyrir forstjóra.

 

Samþykkt með 5 atkvæðum. Marta Guðjónsdóttir sat hjá.

 

Borgarfulltrúar Sjálfstæðisflokks, Áslaug Friðriksdóttir og Marta Guðjónsdóttir óska bókað:

 

Varðandi bifreiðakaup forstjóra er ljóst að um er að ræða hluta af starfskjörum hans skv. umsögn starfskjaranefndar. Hitt er annað mál að huga þarf að því að setja skýrari reglur og skilgreina betur hvernig staðið er að slíkum kaupum og hversu háum fjárhæðum er talið eðlilegt og skynsamlegt að verja í þennan lið.

 

3.      Innri endurskoðandi gerði grein fyrir eftirfarandi málefnum innri endurskoðunar:

 

·         Ársskýrsla 2014 lögð fram og kynnt.

·         Endurskoðunarbréf 2015 lagt fram og kynnt.

·         Niðurstaða úr gæðamati lögð fram og kynnt.

·         Lögð fram og kynnt tillaga um breytingu á erindisbréfi innri endurskoðunar OR og greinargerð, dags. 19. febrúar 2015. Frestað.

·         Drög að áætlun ársins 2015 lögð fram til kynningar.

·         Þjónustusamningar IE við dótturfélög kynntir.

 

4.      Lögð fram tillaga um fyrirkomulag samstarfs innri endurskoðunar Reykjavíkurborgar og innri endurskoðunar Orkuveitu Reykjavíkur, dags. 18. febrúar 2015. Frestað.

 

Formaður vék af fundi kl 14:30 og Brynhildur Davíðsdóttir varaformaður tók við stjórn fundarins.

 

Kl. 14:30 mætti Kjartan Magnússon á fundinn og Marta Guðjónsdóttir vék af fundi.

 

5.      Ingvar Stefánsson, framkvæmdastjóri fjármála kom á fundinn og kynnti stöðu fjármála. Áhættuskýrsla, dags. 11. 2. 2015, lögð fram og kynnt.

 

6.      Ingvar Stefánsson lagði fram og kynnti svohljóðandi tillögu um endurröðun gjalddaga á láni. Tillögunni fylgir greinargerð:

 

Stjórn Orkuveitu Reykjavíkur samþykkir að endurraða gjalddögum lána fyrirtækisins í Dexia banka, sbr. greinargerð. Samþykktin er með fyrirvara um samþykki Seðlabanka Íslands og eigenda.

 

Samþykkt samhljóða.

 

7.      Ingvar Stefánsson og Björn Ágúst Björnsson, sérfræðingur í fjár- og áhættustýringu, kynntu undirbúning að stofnun eigin trygginga OR og lögðu fram upplýsingablað um málið, dags. 18. febrúar 2015 og samantekt Deloitte, dags. sama dag. Umræður.  Lögð fram svohljóðandi tillaga:

 

Stjórn samþykkir fyrir sitt leyti tillögu um að stofnað verði félag fyrir eigin tryggingar Orkuveitunnar sbr. framlagt upplýsingablað. Jafnframt að málinu verði vísað til eigenda, í samræmi við eigendastefnu.

 

Samþykkt samhljóða

 

8.      Lögð fram svohljóðandi tillaga að þátttöku í félagi um jarðhitaráðstefnu 2020:

 

Stjórn Orkuveitu Reykjavíkur samþykkir heimild til að leggja 2.000.000,- kr. til félags um rekstur Heimsþings 2020 (World Geothermal Congress).

 

Samþykkt samhljóða.

 

9.      Regluvörður Orkuveitu Reykjavíkur, Íris Lind Sæmundsdóttir, lagði fram og kynnti skýrslu regluvarðar fyrir árið 2014 og svohljóðandi tillögu að breytingu. Tillögunni fylgir greinargerð:

 

Regluvörður OR leggur til að núgildandi viðmiðum stjórnar um skráningu á innherjalista verði breytt og að þau verði eftir breytingu svohljóðandi:

 

Á fruminnherjalista skulu öllu jöfnu vera skráðir stjórnarmenn í samstæðu Orkuveitu Reykjavíkur, varamenn þeirra, forstjóri og stjórnendur innan hennar sem birtir eru í skipuriti, innri og ytri endurskoðendur fyrirtækisins, endurskoðunarnefnd Reykjavíkurborgar,  fjármálastjóri Reykja­víkur­borgar og borgarbókari Reykjavíkurborgar.

Einnig skulu aðrir starfsmenn samstæðunnar sem hafa víðtækan aðgang að gögnum vera skráðir fruminnherjar, t.a.m. starfsmenn upplýsingatækni og öryggisverðir. Skal regluvörður meta þörf á skráningu slíkra aðila á innherjalista hverju sinni.

Verði innherji ekki við tilmælum regluvarðar um skil á yfirlýsingu um að hann og fjárhagslega tengdir aðilar hafi kynnt sér tilkynningu um réttarstöðu innherja og reglur sem um viðskipti þeirra gilda, ber regluverði að upplýsa stjórn um það í reglulegri skýrslu sinni til stjórnar.

 

Samþykkt samhljóða.

 

10.  Umhverfisstjóri lagði umhverfisskýrslu 2014 fram til samþykktar.

Umhverfisskýrsla 2014 samþykkt og yfirlýsing stjórnar undirrituð.

 

11.  Umhverfisstjóri kynnti stöðu umhverfismælikvarða, dags. 19.2.2015.

Umræður.

 

12.  Tillaga að upplýsingatæknistefnu lögð fram að nýju.

Samþykkt samhljóða.

 

13.  Tillaga að trúnaðaryfirlýsingu stjórnarmanna lögð fram. Frestað.

 

14.  Lagt fram til upplýsingar bréf Orku náttúrunnar, dags. 13. febrúar 2015 varðandi afléttingu trúnaðar á framleiðslutölum ON.

 

Kjartan Magnússon óskar bókað:

 

Ánægjulegt er að leynd hafi verið aflétt af minnisblaði um framleiðslu virkjana Orkuveitu Reykjavíkur á tímabilinu maí 2013 – maí 2014 í kjölfar tillöguflutnings fulltrúa Sjálfstæðisflokksins á vettvangi stjórnar OR og borgarstjórnar. Við áteljum þó þá tregðu sem varð á því að trúnaði yrði aflétt af minnisblaðinu og getum ekki fallist á skýringar stjórnar Orku náttúrunnar á henni. Í júní 2013 urðu miklar umræður um framleiðslu Hellisheiðarvirkjunar og birti OR þá ýtarlegar upplýsingar um framleiðslu hennar (276 MWe). Í ljósi þeirrar upplýsingagjafar skaut skökku við að tregðu gætti við að veita almenningi sambærilegar upplýsingar ári síðar með því að aflétta leynd af umræddu minnisblaði, sem lagt var fram á stjórnarfundi OR 23. júní 2014. Mikilvægt er að upplýsingar um framleiðslu virkjana OR séu almenningi tiltækar eins og upplýsingar um rekstur annarra fyrirtækja í almannaeigu.

 

15.  Forstjóri kynnti framvindu ímyndarvinnu OR.

 

16.  Lögð fram tillaga að starfsáætlun stjórnar fyrir árið 2015.

Samþykkt samhljóða.

 

17.  Forstjóri lagði fram og kynnti skýrslu um starfsemina á milli stjórnarfunda.  

 

18.  Forstjóri kynnti upplýsingar um rekstur dótturfélaga fyrir árið 2014.

 

 

 

Fleira gerðist ekki. Fundi slitið kl. 17:00.

 

Haraldur Flosi Tryggvason,

Áslaug Friðriksdóttir, Björn Bjarki Þorsteinsson,

Brynhildur Davíðsdóttir, Gylfi Magnússon, Kjartan Magnússon,Valdís Eyjólfsdóttir.

Fundargerð: