Fundargerð stjórnar #200

STJÓRN ORKUVEITU REYKJAVÍKUR

Ár 2014, föstudaginn 21. mars kl. 9:00 var haldinn 200. fundur í stjórn Orkuveitu Reykjavíkur.  Fundurinn var haldinn að Bæjarhálsi 1.

Þessi sátu fundinn:  Haraldur Flosi Tryggvason, Kjartan Magnússon, Gylfi Magnússon, Sóley Tómasdóttir, Brynhildur Davíðsdóttir, Hrönn Ríkharðsdóttir og Ragnar Frank Kristjánsson.

Fundarritari var Elín Smáradóttir.

Þetta gerðist:

1.      Fundargerðir stjórnarfundar 198 og 199 lagðar fram og undirritaðar.

2.      Ársreikningur ársins 2013 lagður fram. Auðunn Guðjónsson og Guðný Helga Guðmundsdóttir, endurskoðendur félagsins kynntu reikninginn ásamt Ingvari Stefánssyni framkvæmdastjóra fjármála og Rannveigu Tönyu Kristinsdóttur, forstöðumanni reikningshalds. Umræður.

Einnig lögð fram og kynnt endurskoðunarskýrsla ársins 2013. Gylfi Magnússon lagði fram og kynnti skýrslu endurskoðunarnefndar, dags. í mars 2014.

Reikningurinn borinn upp og samþykktur samhljóða og undirritaður.

3.      Ingvar Stefánsson, framkvæmdastjóri fjármála gerði grein fyrir stöðu fjármögnunar OR og lagði fram áhættuskýrslu, dags. 28.02.2014. Ingvar benti á villu í síðustu 4 áhættuskýrslum þar sem innskatt vantaði í innflæði og því voru upplýsingar um lausafjáráhættu varfærnari en raunveruleg staða.

4.      Drög að stofnefnahagsreikningum dótturfélaga lögð fram. Ingvar Stefánsson, Gísli Björn Gíslason og Bjarni Freyr Bjarnason kynntu drögin. Umræður.

5.      Ingvar Stefánsson, framkvæmdastjóri fjármála lagði fram svohljóðandi tillögu varðandi framlengingu á láni Goldman Sachs:

Stjórn Orkuveitu Reykjavíkur (OR) samþykkir að heimila forstjóra eða framkvæmdarstjóra fjármála að framlengja lánasamning við Goldman Sachs (GS) til allt að 18 mánaða.

Ennfremur er samþykkt að heimila forstjóra eða framkvæmdarstjóra fjármála að undirrita slíkan samning ásamt öllum nauðsynlegum skjölum sem tilheyra slíkum samningi.

Samþykkt samhljóða.

6.      Yfirlit umhverfismælikvarða í febrúar og mars 2014 lagt fram.

7.      Boðun eigendafundar. Lögð fram svohljóðandi tillaga. Tillögunni fylgir greinargerð:

Stjórn Orkuveitu Reykjavíkur felur forstjóra að boða til eigendafundar að höfðu samráði við eigendur.

Samþykkt samhljóða.

Gylfi Magnússon vék af fundi kl. 11:50.

8.      Lagt fram minnisblað starfskjaranefndar, dags. 31. janúar 2014 um ákvörðun stjórnarlauna í dótturfélögum OR. Brynhildur Davíðsdóttir kynnti og lagði fram eftirfarandi tillögu:

Starfskjaranefnd OR leggur til eftirfarandi stefnu um kjör stjórnarmanna í fyrirtækjum innan samstæðu Orkuveitu Reykjavíkur.

1.Forstjóri Orkuveitu Reykjavíkur sef. og Orkuveitu Reykjavíkur -eigna ohf. gerir árlega tillögu að stjórnarlaunum dótturfélaga til samþykktar á aðalfundum dótturfélaga á grundvelli starfskjarastefnu.

2.Áður en til samþykktar kemur þarf forstjóri að upplýsa stjórn móðurfélagsins um tillöguna til að unnt sé að staðfesta samræmi hennar við stefnur móðurfélagsins.

3.Stjórnarlaun í dótturfélögum eiga ekki að vera leiðandi en þó samkeppnishæf að teknu tilliti til þess að fyrirtækið er í eigu opinberra aðila.

Samþykkt með 4 atkvæðum. Kjartan Magnússon situr hjá.

Jafnframt lögð fram breytt starfskjarastefna til samræmis.

Samþykkt með 4 atkvæðum. Kjartan Magnússon situr hjá.

9.      Lögð fram svohljóðandi tillaga um orlofshús. Tillögunni fylgir greinargerð:

Stjórn OR samþykkir að heimila forstjóra að setja orlofshús í Svartagili, Úlfljótsvatni 1, Úlfljótsvatni 2 auk hlutdeildar OR í Úlfljótsskála í söluferli. Auk þess er veitt heimild fyrir því að kaupa allt að tvö orlofshús.

Samþykkt samhljóða

10.  Lögð fram svohljóðandi tillaga um endurskoðunarnefnd OR:

Stjórn Orkuveitu Reykjavíkur samþykkir að endurskoðunarnefnd félagsins starfi óbreytt fram að aðalfundi, sem haldinn verður í júní nk.

Samþykkt samhljóða.

11.  Guðmundur I. Bergþórsson, innri endurskoðandi, lagði fram og kynnti eftirfarandi skjöl:

·         Breyttar starfsreglur endurskoðunarnefndar, dags. 21. mars 2014.

Samþykkt samhljóða.

·         Breytt erindisbréf innri endurskoðanda, dags. 15. 3. 2014.

Samþykkt samhljóða.

·         Ársskýrslu innri endurskoðunar fyrir árið 2013.

·         Endurskoðunarbréf, dags. 20. febrúar 2014.

·         Kostnaður og ábati af starfi innri endurskoðunar, dags. 6. mars 2014.

12.  Drög að endurskoðuðum starfsreglum stjórnar. Bjarni Snæbjörn Jónsson kynnti drögin. Umræður. Afgreiðslu frestað til framhaldsfundar, miðvikudaginn 26. mars nk.

13.  Innkaupayfirlit fyrir árið 2013 lagt fram. Umræðu frestað.

14.  Upplýsingar um þróun á álmörkuðum lagðar fram. Umræðu frestað.

15.  Fjárhagsupplýsingar og staða lykilmælikvarða í dótturfélögum lagðar fram.

16.  Skýrsla forstjóra um starfsemina milli stjórnarfunda, dags. 19. mars 2014 lögð fram.

17.  Önnur mál.

·         Minnisblað starfsmannastjóra um stöðu kjarasamninga, dags. 21. mars 2014 lagt fram.

·         Minnisblað, dags. 21. mars 2014 varðandi bréf til stjórnar OR dagsett 21. febrúar 2014 frá tilboðsgjöfum í veiðirétt í Þorsteinsvík og Ölfusvatnsvíkog bréfaskipti vegna sama máls lögð fram.

Fleira gerðist ekki. Fundi frestað kl. 13:00.

Miðvikudaginn 26. mars 2014 kl.17:30 var fundi fram haldið um síma.

Drög að endurskoðuðum starfsreglum stjórnar rædd.

Verklagsregla um meðferð fyrirspurna stjórnarmanna breytist og orðist svo:

Stjórnarmenn geta borið fram fyrirspurnir varðandi hvaðeina í starfsemi Orkuveitu Reykjavíkur. Formlegar fyrirspurnir skulu vera skriflegar, lagðar fram á stjórnarfundi og bókaðar í fundargerð. Stjórnarmönnum er einnig heimilt að leita ráðgjafar og almennra upplýsinga hjá forstjóra.

Forstjóri tekur við fyrirspurnum til úrlausnar á viðeigandi hátt. Forstjóri skal sjá til þess að fyrirspurnum sé svarað svo fljótt sem verða má. Svör við fyrirspurnum skulu vera skrifleg og lögð fram á stjórnarfundi. Framlagning svars skal bókað í fundargerð.

Þoli fyrirspurn ekki bið eftir næsta stjórnarfundi skal henni beint skriflega til forstjóra, sem sér til þess að svar berist svo fljótt sem verða má. Forstjóri sendir svarið til allra stjórnarmanna, ásamt fyrirspurninni. Á næsta stjórnarfundi skal bókað í fundargerð um fyrirspurnir og svör sem afgreidd eru á milli funda.

Úr verklagsreglu um ákvarðanir dótturfélaga sem bera þarf undir eigendur OR falli síðasta málsgrein út.

Samþykkt samhljóða svo breytt.

Kjarasamningar við eftirtalin stéttarfélög lagðir fram til samþykktar:

Eflingu, stéttarfélag,

VM – félag vélstjóra og málmtæknimanna,

Verkstjórasamband Íslands f.h. aðildarfélaga,

Samiðn, samband iðnfélaga,

Rafiðnaðarsamband Íslands.

Samþykktir samhljóða.

Fleira gerðist ekki. Fundi slitið kl. 18:00

Haraldur Flosi Tryggvason,

Brynhildur Davíðsdóttir, Gylfi Magnússon, Hrönn Ríkharðsdóttir,

Kjartan Magnússon, Ragnar Frank Kristjánsson, Sóley Tómasdóttir.

Fundargerð: